Contabilidad Propiedad Horizontal Cuentas por cobrar Provisiones Contabilización de intereses de mora Depreciaciones


Cuentas por cobrar

Contabilización de intereses de mora



3.5.8 Cuentas por cobrar:

Las cuentas por cobrar que se originan como resultado del cobro de las expensas comunes ordinarias y extraordinarias definidas por la asamblea, se tipifican como una cuenta deudora y, de acuerdo con su recuperabilidad, se deben realizar las provisiones a que haya lugar.


Por tanto, en el momento en que un propietario no cumpla en el tiempo establecido con el pago de la cuota de administración, este monto seguirá Reflejado en cuentas por cobrar. Se afirma lo anterior dado que cuando la administración emitió las cuentas de cobró debió registrar en la contabilidad la cuenta por cobrar (débito) y el ingreso (Crédito), a cada uno de los copropietarios, Dando así cumplimiento a la norma técnica de causación.


En el mismo sentido, tratándose de las expensas comunes necesarias relacionadas con los sectores y módulos de contribución, las cuales estarán a cargo únicamente de los propietarios de los bienes privados del respectivo sector o módulo, la administración también deberá emitir las respectivas cuentas de cobró y registrar en la contabilidad la cuenta por cobrar (Débito) y el ingreso (Crédito), a cada uno de los copropietarios de dichos sectores, con la particularidad, de que al recaudar éstos dineros, los mismos deben ser consignados en cuentas separadas de las otras expensas que conforman la cuota de administración, con el fin de que sólo puedan utilizarse para sufragar las erogaciones inherentes a su destinación, la cual por ley es especifica (artículo 31 Ley 675 de 2001)

También es prudente anotar que en determinadas ocasiones las cuotas de administración son consignadas directamente por los propietarios en las cuentas de ahorro o corrientes de la copropiedad, pero no son entregados a la administración los comprobantes para su respectivo descargue de las cuentas por cobrar, situación ésta que genera diferencias. Mientras se aclaran dichos valores deben ser reconocidos como un pasivo por consignaciones pendientes de identificar y reflejarlas como valores disponibles en las cuentas bancarias, con el fin de no afectar la liquidez de la copropiedad.

El reconocimiento del recaudo de las cuotas tendrá como soporte el recibo de caja o documento equivalente expedido por la administración, lo que hará con base en los dineros recaudados o en los comprobantes de depósito cuando los copropietarios hagan los pagos directamente en entidades financieras de las cuales la propiedad horizontal es titular y autorizó la operación.


3.5.9 Provisiones:

Con base en las normas básicas que determinan la Esencia Sobre la Forma, la Prudencia y el Reconocimiento de los Hechos Económicos, Provisiones y Contingencias, se deben constituir las estimaciones que protejan a la entidad de la contingencia que puede representar el no pago de la totalidad de contribuciones, multas, intereses y sanciones a cargo de los copropietarios, residentes, arrendatarios y terceros. Procede entonces, el cálculo de provisiones por pérdida contingente de los valores por cobrar, para lo cual deben aplicarse métodos de reconocido valor técnico; es decir, métodos de aceptación general y que tienen un respaldo sustancial de carácter profesional, como el análisis general de cartera vencida o el análisis individual de cartera vencida. Las cuentas que se consideren irrecuperables se deben reclasificar como deudas de difícil cobro y pueden ser objeto de cancelación por pérdida o condonación, con los requisitos establecidos en el reglamento de propiedad horizontal o en las decisiones de los órganos de dirección y administración, sin olvidar que la práctica contable no exime el derecho de la recuperabilidad de la cartera y la obligación de administración de la copropiedad de continuar con las gestiones de cobro a que haya lugar. En este marco, los valores que adeudan los copropietarios deben ser reconocidos como cuentas por cobrar, y evaluarse su recuperabilidad o no, con el fin de establecer las respectivas provisiones. No obstante, dado que existe un mecanismo de cobro de estos valores y respaldo establecido por la Ley 675 de 2001, ello se debe traducir en una probabilidad muy baja de pérdida.

3.5.10 Contabilización de intereses de mora

sobre las cuotas de administración: Como ya se analizó, en las entidades sin ánimo de lucro prima la voluntad de sus miembros, por lo cual, es necesario remitirse a lo contemplado en el reglamento de copropiedad en

cuanto a la política de sus cobros, así como también para la extinción o novación de estas obligaciones. El Decreto Reglamentario 2649 de 1993 en su Artículo 96, en cumplimiento de las normas de realización, asociación y asignación, indica que se deben reconocer Los ingresos y los gastos de tal manera que se logre el adecuado registro de las operaciones en la cuenta apropiada, por el monto correcto y en el período Correspondiente, para obtener el justo resultado neto del período. De acuerdo con el artículo 100 del Decreto antes mencionado, los intereses de mora son reconocidos en las cuentas de resultados siempre y cuando sea clara su cuantía y cobrabilidad, considerando el tiempo, el capital y la tasa máxima legalmente aplicable, punto sobre el cual debe advertirse, que si bien el Artículo 30 de la Ley 675 de 2001 señala que “El retardo en el cumplimiento del pago de expensas causará intereses de mora, equivalentes a una y media veces el interés bancario corriente, certificado por la Superintendencia Bancaria (Hoy Financiera), sin perjuicio de que la asamblea general, con quórum que señale el reglamento de propiedad horizontal, establezca un interés inferior”, en ningún caso puede aplicarse una tasa que exceda el límite de usura establecido por la misma Superintendencia como máximo legal para toda actividad y situación. Dependiendo de su alto grado de incobrabilidad, la asamblea o el consejo de administración puede aprobar la suspensión de su causación con efectos en los resultados, sin perjuicio de su registro en cuentas de orden con fines de control.

3.5.11 Depreciaciones

amortizaciones o agotamientos: Como ya se anotó, la copropiedad, para la realización de su cometido, debe contar con una serie de bienes adquiridos con recursos de los copropietarios, que tienen la naturaleza de estar a disposición de la misma copropiedad, como son los electrodomésticos utilizados para mantenimiento y aseo, los muebles y equipo de Oficina y demás maquinaria y equipo, etc. Estos bienes deben reconocerse como activos en las cuentas correspondientes; son objeto de depreciación, amortización O agotamiento, de acuerdo con su vida útil, para lo cual deben aplicarse métodos de reconocido valor técnico que consulten la realidad económica de la Copropiedad. Con ello se procura asegurar constituir un ahorro que permita su reposición o actualización.