Depreciación de activos inmuebles Ingresos costos y gastos Estados financieros Propiedad Horizontal


Depreciación de activos inmuebles

Registro contable de los contratos por ejecutar



3.5.12 Depreciación de activos inmuebles de las zonas comunes

En lo tocante a la depreciación de los bienes comunes, de acuerdo con su definición, al no constituirse éstos en propiedad del ente administrador de la propiedad horizontal o de la unidad inmobiliaria cerrada y por ser de dominio particular, no se incorporan como activos en los estados financieros de la copropiedad y por lo tanto no son sujetos de depreciación; sin embargo, como se comentó en el numeral 3.5.5.1, ellos pueden ser reconocidos en las cuentas de orden y depreciarse en las mismas cuentas para un mayor control de su vida útil, sabiendo que dicha depreciación no afectará las cuentas del estado de resultados Ni del balance general.


3.5.13 Desembolsos para el mantenimiento de los bienes comunes:

Para la contabilización de los desembolsos efectuados para cubrir los gastos de mantenimiento de los bienes comunes, se puede optar por cualquiera de las siguientes opciones:

3.5.13.1 Si estos desembolsos son parte de las expensas ordinarias o extraordinarias del año en el cual se efectúan, estas erogaciones constituyen un Gasto para el conjunto y deben contabilizarse como tal.

3.5.13.2 Si los desembolsos efectuados se cubren en los años siguientes a través del incremento de las cuotas ordinarias, previamente aprobadas por la asamblea, pueden llevarse como un diferido y amortizarse durante los periodos para los cuales se hayan aprobado los ingresos específicos para dicho fin.

3.5.13.3 Si los desembolsos efectuados corresponden a imprevistos debidamente autorizados por la asamblea, se debita la Provisión Fondo de Imprevistos con cargo al Fondo liquido de imprevistos.

3.5.14 Registro de pasivos: Los pasivos de los entes de propiedad horizontal o de las unidades inmobiliarias cerradas no tienen diferencia en su manejo contable con los entes comerciales, por lo cual, al representar una obligación en el giro propio de su función, se deben registrar conforme a la naturaleza y realidad económica de las transacciones.

3.5.15 Registro contable de los contratos por ejecutar:

El Decreto 2649 de 1993 expone las normas básicas y técnicas de Realización y Causación en los artículos 12 y 48, respectivamente, indicando que: "...Se entiende que un hecho económico se ha realizado cuando quiera que pueda comprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio económico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso razonablemente cuantificables.", así mismo señala que el reconocimiento de los hechos económicos debe evidenciarse en el periodo en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente, por tanto una operación que afecte el patrimonio debe ser contabilizada cuando se realiza, es decir, informando el modo como afectó el hecho al ente económico.

El Decreto 2649 de 1993 define la contabilidad por causación, como el reconocimiento de los hechos económicos en el periodo en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente, aspecto sobre el cual el Consejo Técnico de la Contaduría Pública conceptúa que el registro de una operación que afecte el patrimonio debe producirse cuando se realiza, asentándolo en las cuentas que identifican la verdad de la forma como se efectuó la transacción, esto es, informando el modo como se afectó el hecho y el ente económico.



El artículo 12 del Decreto 2649, asocia claramente la norma de causación con la de la realización, en los siguientes términos "Sólo pueden reconocerse hechos económicos realizados. Se entiende que, un hecho económico se ha realizado Cuando quiera que pueda comprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio económico o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno u otro caso razonablemente cuantificables". En este orden de ideas, si el contrato no ha sido ejecutado durante el período, solamente se podría reflejar en cuentas de orden. Pero si por el contrario, se puede determinar que el contrato se ejecutó total o parcialmente y el grado de cumplimiento y entrega, se contabilizará de acuerdo a su naturaleza, afectando las cuentas respectivas del balance o del estado de resultados.

3.5.16 Ingresos, costos y gastos:

Los ingresos, costos y gastos de este tipo de entes económicos deben registrarse

y representarse por el sistema de causación y su realización no implica necesariamente flujos de efectivo, sino la generación de derechos y obligaciones.  Los ingresos de la copropiedad están integrados por las cuotas con las cuales contribuyen los copropietarios residentes o arrendatarios para sufragar las Expensas necesarias, a través de cuotas ordinarias o extraordinarias, al igual que aquellos que se obtengan por la explotación económica de los bienes comunes, cuando tal actividad se realice. 

Las contribuciones a expensas comunes son determinadas en su cuantía y condiciones de pago por la asamblea y constituyen una obligación inexcusable de los copropietarios y residentes o arrendatarios, así no hayan participado en la asamblea, de acuerdo con reglamento de propiedad horizontal y la normatividad Vigente. Los gastos están representados por las erogaciones necesarias causadas por la administración y la prestación de servicios comunes esenciales para la existencia, Seguridad y conservación de los bienes comunes, de acuerdo con el reglamento de propiedad horizontal y la normatividad vigente.

3.5.17 Estados financieros:

Conforme al Decreto 2649 de 1993, adicionado por el Decreto 1878 de mayo 29 de 2008, los entes descritos en esta orientación deben preparar los siguientes estados financieros:

3.5.17.1 ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO GENERAL El artículo 21 del citado Decreto 2649 indica que son estados financieros de propósito general, aquellos que se preparan al cierre de cada período para ser conocidos por usuarios indeterminados con el ánimo de satisfacer el interés común del público.

Por su parte, el artículo 22 ibídem, señala cuáles son los estados financieros considerados básicos que, por regla general, deben ser preparados por los entes Económicos. Son los siguientes:

Balance General

Estado de Resultados

Estado de Cambios en el Patrimonio

Estado de Cambios en la Situación Financiera

Estado de Flujos de Efectivo

Sin embargo, de acuerdo con el parágrafo adicionado al artículo primero del Decreto 2649 de 1993 (con base en el Decreto 1878 de 2008), se establece como excepción para los entes económicos, entidades de naturaleza no comercial, que estén obligadas u opten por llevar contabilidad en los términos del artículo primero del mismo decreto y se ajusten a las condiciones previstas, es decir, que su planta de personal no sea superior a los diez (10) trabajadores o, que sus activos totales no superen los quinientos (500) salarios mínimos mensuales legales vigentes, en materia de estados financieros básicos sólo estarán obligadas a presentar Balance General y el Estado de Resultados. (Actualizado el 20 de junio de 2008).