COMPROBANTES DE CONTABILIDAD Y SUS CONTENIDOS LIBRO DE ACTAS ASAMBLEA GENERAL CUENTA SUS MOVIMIENTOS DEBITO Y CREDITO Y SUS SALDOS


LIBRO DE ACTAS

COMPROBANTES DE CONTABILIDAD



El libro de actas, en el cual se incorporen con base en la norma básica de Características Practicas de la Actividad, las decisiones de la Asamblea General De Copropietarios, del Consejo de Administración cuando sea del caso y del Comité de Convivencia, con arreglo a las normas generales establecidas para Este libro (artículo 125 numeral 5 y 131 del decreto 2649 de 1993, 47, 51 y 58 de la ley 675 de 2001). Los anteriores libros, requieren registro en la DIAN, diligencia que debe efectuarse como lo señala el Artículo 126 del Decreto 2649 de 1993, en tanto que los libros de actas deben ser registrados en la autoridad territorial que ejerce inspección vigilancia y control sobre estas entidades en el domicilio de la copropiedad con excepción del auxiliar de transacciones individuales.


Además de los anteriores, son obligatorios los libros auxiliares necesarios para conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas utilizadas, los Códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones y para conciliar los Estados Financieros Básicos con los preparados sobre otras bases comprensivas. Con fundamento en la norma básica de Características y Prácticas de la actividad, es obligatorio un registro auxiliar de presupuesto en el cual se debe asentar el presupuesto de ingresos y egresos y su ejecución (artículo 38 y 51 de la ley 675 de 2001). Adicionalmente, los libros de contabilidad deben diligenciarse “a más tardar en el mes siguiente a aquél en el cual las operaciones se hubieren realizado”, la conducta de esperar aprobaciones para realizar los asientos en los libros, estaría lejos de ajustarse a las disposiciones legales, impediría la realización de algunas de las actividades propias del revisor fiscal, como es el caso de la emisión del dictamen, teniendo en consideración que, como se ha dicho, éste se emite sobre estados financieros certificados, vale decir, sobre los cuales el representante legal Y el contador (que debe ser contador público) haya declarado que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos y que las mismas se han tomado fielmente de los libros. Ahora bien, de acuerdo con lo establecido en el Parágrafo 1° del artículo 125 del Decreto 2649 de 1993 (adicionado por el artículo 2° del Decreto 1878 de 2008), las entidades de naturaleza no comercial que estén obligadas u opten por llevar contabilidad en los términos del artículo 1° del mismo decreto y se ajusten a las condiciones previstas, podrán acogerse a la simplificación de las obligaciones contables allí definidas, siempre y cuando tengan menos de diez trabajadores y sus activos totales sean inferiores a quinientos salarios mínimos legales mensuales. En este sentido, quienes cumplan las condiciones, podrán acogerse a la siguiente exigencia de libros de contabilidad:


1. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada Cuenta, sus movimientos débito y crédito, y sus saldos.

2. Determinar la propiedad del ente, en el cual con base en la norma básica de características y prácticas de cada actividad se debe registrar la identificación de los copropietarios, con sus coeficientes de propiedad (artículo 125 numeral 3 del decreto 2649 de 1993 y 51 de la ley 675 de 2001).

3. El libro de actas, en el cual se incorporen con base en la norma básica de Características Practicas de la Actividad, las decisiones de la Asamblea General de Copropietarios, del Consejo de Administración cuando sea del caso y del Comité de Convivencia, con arreglo a las normas generales establecidas para este libro (artículo 125 numeral 5 y 131 del decreto 2649 de 1993, 47, 51 y 58 de la ley 675 de 2001).

4. Conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los libros de resumen en forma global.

5. Conocer los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras.

6. Los libros auxiliares necesarios para entender los principales.

. Cumplir las exigencias de otras normas legales. Los libros con los cuales se dé cumplimiento a los numerales 1, 2 y 3 de esta sección, deberán llenar los requisitos de registro y autenticación previstos para cada tipo de entidad u organización, ante la autoridad competente. La misma disposición añadió un segundo parágrafo al artículo 125 del Decreto 2649 de 1993, en el cual se ordena que el libro de registro auxiliar de transacciones individuales deberá ser objeto de reconocimiento y autenticación por parte del contador público, bajo cuya responsabilidad se elaboran los asientos y los estados financieros, y por el revisor fiscal cuando exista la obligación de proveer el cargo; Lo anterior

en el entendido de dar mayor garantía de que los hechos económicos registrados en dichos libros han sido verificados, examinados y cumplen con todos los requisitos legales que atañen a las operaciones objeto de registro, de tal manera que rubricando los folios utilizados garantice la autenticidad de los registros integrados en ellos, contribuyendo por este medio al incremento de la confianza, fundamentando el otorgamiento de fe pública en relación con la información registrada Esta alternativa no excluye que con fundamento en la norma básica de Características y Prácticas de la Actividad, es obligatorio un registro auxiliar de presupuesto en el cual se debe asentar el presupuesto de ingresos y egresos y su ejecución (artículo 38 y 51 de la ley 675 de 2001). En la aplicación de esta norma debe entenderse por trabajador no solo a las Personas vinculada por contrato laboral de cualquier naturaleza, deben incluirse las personas que prestan sus servicios al ente de propiedad horizontal, de manera continua, cualquiera sea la forma de contratación expresa o tácita, por tanto quienes tienen contratos de prestación de servicios de tipo civil, forman parte de los trabajadores del ente. .


3.5.4.2 COMPROBANTES DE CONTABILIDAD Y SUS CONTENIDOS:

Las partidas asentadas en libros de contabilidad deben serlo con base en Comprobantes de Contabilidad, los cuales se elaboran debidamente soportados, utilizando los códigos y nomenclatura del Plan Único de Cuentas a nivel de cuenta o subcuenta, respetando el orden cronológico de las transacciones, en idioma castellano, numerados en forma consecutiva, fechados respecto a su elaboración e indicando la fecha, origen, descripción y cuantía de las transacciones en forma individual o por resúmenes como máximo mensuales. Los comprobantes deben incorporar la indicación de las personas que los elaboran y autorizan.