SOPORTES DE CONTABILIDAD CORRESPONDENCIA RELACIONADA CON LA ADMINISTRACIÓN CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Elementos de los Estados Financieros Activos


SOPORTES DE CONTABILIDAD

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS



3.5.4.3 SOPORTES DE CONTABILIDAD: CONTENIDOS

MÍNIMOS Y CONSERVACIÓN: Las transacciones descritas en los Comprobantes de Contabilidad deben documentarse mediante soportes internos o externos fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren, en los cuales se deben cumplir las formalidades de las pruebas documentales. Tanto los Comprobantes de Contabilidad, los Soportes y la correspondencia relacionada con la actividad, deben ser objeto de conservación por un período de diez años.


3.5.4.4 CORRESPONDENCIA RELACIONADA CON LA ADMINISTRACIÓN:

Es función del administrador atender la correspondencia relacionada con la administración de la propiedad horizontal o de la unidad inmobiliaria cerrada, para lo cual debe conservarse la correspondencia enviada y la recibida con la indicación de la fecha y sentido de la respuesta.

3.5.4.5 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS:

La correspondencia y demás documentos relacionados con las operaciones o actividades de la entidad deben conservarse conforme lo señala el artículo 134 de Decreto 2649 de 1993, en clara alusión a los artículos 49 y 60 del Código de Comercio, cuando establece que los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de Aportes, los comprobantes de cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. Con la expedición de la Ley 962 de 2005 conocida como “Ley Anti trámites”, se hizo expresa mención a la racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio, fue modificado el artículo 60 del Estatuto Mercantil y de contera, el artículo 134 del Decreto 2649 de 1993. Al efecto, el Artículo 28 de esta Ley dispuso que los libros y papeles del ente económico deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del ente, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. Igual término aplica, como lo ordena la Ley, en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información. (Actualizado el 20 de junio de 2008).

3.5.5 Elementos de los Estados Financieros:

Para las Copropiedades los procedimientos contables5, se refieren a las “acciones y métodos que se van a seguir en la ejecución de una regla de contabilidad”. Para la Propiedad Horizontal dichos procedimientos, por su importancia, requieren ser estudiados separadamente. A continuación presentamos los más relevantes aspectos que se constituyen en el marco de referencia de su actividad y por lo tanto con incidencia directa en su contabilidad.



3.5.5.1 Activos:

Se entienden como activos los recursos disponibles representados en bienes muebles adquiridos por la copropiedad para su uso, que, teniendo el carácter de propiedad común, contribuyen a la generación de beneficios económicos y son necesarios para el cabal cumplimiento de sus obligaciones, funciones y responsabilidades financieras, operativas, administrativas y de control, entre los cuales podemos mencionar los aparatos y utensilios destinados al aseo y mantenimiento de las áreas comunes (Brilladoras, aspiradoras, etc.) y los muebles y enseres utilizados para la oficina de la administración (Equipos de oficina, teléfonos, computadores, software, etc.), cuando esta gestión sea realizada directamente. También pasan a ser activos de la copropiedad, los bienes comunes no esenciales que por decisión de la asamblea general legalmente adoptada sean desafectados conforme lo establece al Artículo 20 de la Ley 675 de 2001, puesto que el inciso primero de esta disposición señala expresamente que estos pasan a 5 Como los define el Diccionario de Términos Contables para Colombia, editado por la Universidad de Antioquia,Ser del dominio

particular de la persona jurídica que surge como efecto de la constitución por la aplicación del régimen de propiedad horizontal, hecho que genera un ingreso extraordinario para la copropiedad o un aumento del fondo social, si esa

fuere la decisión de la asamblea. Los bienes comunes esenciales, los no esenciales y los de uso exclusivo, así como los bienes privados o de dominio particular no constituyen un activo para la copropiedad, por cuanto no tienen el carácter de recursos disponibles para ella, dado que la titularidad del dominio y el uso particular de que son objeto, recae sobre los copropietarios, más allá de que la copropiedad, a nombre de estos, tenga la responsabilidad de la preservación, mantenimiento y control de los bienes comunes. Ello obedece a que, como se ha anotado, la calidad de bienes comunes Esenciales, no esenciales o de uso exclusivo, conlleva que la titularidad del dominio no corresponde a la copropiedad, sino que tales bienes pertenecen a los copropietarios como propiedad en común e indivisible, en la proporción dictada por el coeficiente de copropiedad. De la misma manera habrá de procederse con aquellos bienes muebles que por su naturaleza o destinación se incorporan al inmueble en torno al cual gira la copropiedad, conforme a las normas del derecho civil; ellos son igualmente de propiedad común y proindiviso de los copropietarios y por ende, no pueden registrarse como activos de la copropiedad, sin importar que se hayan adquirido durante la construcción del inmueble y/o durante su vida posterior. En esta categoría entran:



. Los denominados inmuebles por adhesión (Art. 656 y 657 del Código Civil) que son aquellos que, como su nombre lo indica, se adhieren permanentemente al inmueble principal, como otras construcciones o edificios, árboles, plantas y demás que no puedan retirarse sin dañar el inmueble.

. Los inmuebles por destinación (Art. 658 del Código Civil), que son bienes muebles que por estar permanentemente destinados al uso y beneficio del inmueble principal, se reputan inmuebles integrantes de aquel, tal como ocurre con tubos, cañerías, baldosas, rejas, puertas, etc., que no pueden retirarse sin causar deterioro.